Procedura stosowania kar porządkowych – o czym pracodawca powinien pamiętać, aby skutecznie nałożyć karę na pracownika?

W poprzednim wpisie poruszono zasadnicze kwestie związane z karami porządkowymi, w tym ich rodzaje oraz przekroczenia pracownicze, które co do zasady dają pracodawcy możliwość nałożenia kary. Należy jednak mieć na uwadze, że oprócz wystąpienia materialnej podstawy ukarania pracownika, Kodeks pracy uzależnia skuteczność  nałożenia kary od spełniania przez Pracodawcę szeregu wymogów formalnych.

Przede wszystkim Pracodawca powinien pamiętać o terminach, w jakich kara może zostać zastosowana. Przepisy przewidują, że nie można nakładać kary porządkowej po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca musi dochować obu terminów, zatem jeżeli jeden został przekroczony, a drugi jeszcze nie upłynął, to zastosowana kara będzie naruszała wymogi formalne i możliwe będzie jej późniejsze kwestionowanie przez pracownika.

Termin 3 miesięcy należy liczyć od dnia rzeczywistego popełnienia przez pracownika przekroczenia i jest on niezależny od tego czy pracodawca posiada wiedzę o tym czynie. W przypadku naruszania przez pracownika obowiązków zachowaniem ciągłym, 3-miesięczny termin przedawnienia rozpoczyna bieg od ostatniego czynu pracownika[1].

Z kolei termin 2 tygodni należy liczyć od daty dowiedzenia się przez osobę upoważnioną do stosowania kar o naruszeniu obowiązku przez pracownika. Kodeks pracy przewiduje jednak, że termin ten może zostać zawieszony lub w ogóle nie rozpocząć biegu, jeżeli pracownik nie jest obecny w zakładzie pracy i nie może zostać wysłuchany. Zawieszenie biegu terminu trwa do momentu stawienia się pracownika do pracy.

Kolejnym wymogiem, którego spełnienie jest konieczne przy stosowaniu kary porządkowej jest uprzednie wysłuchanie pracownika. Pracodawca powinien umożliwić mu odniesienie się do zamiaru nałożenia kary. Wysłuchanie pracownika może zostać dokonane zarówno przez osobę uprawnioną do wymierzenia kary porządkowej lub też przez inną osobę, która została wyznaczona przez pracodawcę do przeprowadzenia tej czynności.

Pracodawca może zastosować karę porządkową bez uprzedniego wysłuchania pracownika, jeżeli ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień, bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia[2].

Warto, aby pracodawca, na wypadek późniejszego kwestionowania przez pracownika faktu lub daty jego wysłuchania, sporządził oświadczenie/notatkę w tym przedmiocie, które zostałyby następnie podpisane również przez pracownika. Dokument taki mógłby posłużyć jako dowód  w toku ewentualnego postępowania o uchylenie kary porządkowej.

Zastosowanie kary porządkowej następuje poprzez pisemne zawiadomienie pracownika, w którym należy wskazać:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
• datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,
• informację o prawie zgłoszenia przez pracownika sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera informację o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej[3]. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

Należy podkreślić, że jeżeli pracownik uważa, że zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, ma on prawo do wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Pracodawca decyduje natomiast o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa, to decyzja pracodawcy powinna nastąpić po rozpatrzeniu jej stanowiska. Termin na odrzucenie sprzeciwu wynosi 14 dni od dnia jego wniesienia. Aby wykazać, że został on dochowany wystarczające będzie sporządzenie w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw i wysłanie go do pracownika. Po upływie wyżej wskazanego terminu uznaje się, że pracodawca sprzeciw uwzględnił.

Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest obowiązany usunąć z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu, a dodatkowo w przypadku kary pieniężnej zwrócić pracownikowi równowartość kwoty kary, jeżeli doszło do jej potrącenia z wynagrodzenia pracownika.

[1] Por. E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023, art. 109.

[2] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16.06.1999 r., sygn. akt I PKN 114/99,

[3] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29.06.2000 r., sygn. akt I PKN 716/99.

Bartłomiej Masłoń