Jak prawidłowo określić termin wypłaty wynagrodzenia za pracę?

Odpowiedź na powyższe pytanie wydaje się być prosta. Kodeks pracy termin wypłaty określa w sposób dość jasny, stanowiąc że wynagrodzenie za pracę jest płatne raz w miesiącu, z dołu i nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (por. art. 85 Kodeksu pracy). Postanowienia o podobnym brzmieniu często pojawiają się więc w regulaminach pracy czy umowach o pracę, zgodnie z założeniem, że najbezpieczniej jest powtórzyć przepis, aby nie narazić się na popełnienie błędu. Jednak postanowienia mówiące o terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę „do 10 dnia następnego miesiąca” nie są prawidłowe.

Jak ustalić termin wypłaty?

Kodeksowe „w ciągu pierwszych 10 dni” wskazuje na dopuszczalny okres, w ciągu którego należy dokonać wypłaty, a więc określa jedynie maksymalny termin wypłaty wynagrodzenia. Prawidłowo określony termin wypłaty wynagrodzenia powinien przypadać na konkretny dzień (stały i z góry ustalony), przykładowo 5 lub 10 dzień następnego miesiąca kalendarzowego, pierwszy poniedziałek kolejnego miesiąca, itp. Różnica wydaje się być niewielka i bez praktycznego znaczenia, szczególnie że nie ma przeciwwskazań, aby pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie przed ustalonym terminem płatności, jednak warto zadbać o zgodność z przepisami także w tym przypadku. Praktyka Kancelarii pokazuje, że Państwowa Inspekcja Pracy w trakcie kontroli zwraca uwagę także na takie detale.

Przy określaniu dnia wypłaty wynagrodzenia dopuszczalne będą wszelkie rozwiązania, które są korzystniejsze dla pracowników niż przepisy ustawowe. Możliwe jest więc zwiększenie częstotliwości wypłaty wynagrodzeń (np. wprowadzenie tygodniówek) czy istotne przyspieszenie wypłat w stosunku do wymogów Kodeksu pracy. Termin wypłaty wynagrodzenia może być więc określony na dzień przypadający przed końcem danego miesiąca, a płatność wynagrodzenia następuje wtedy z góry. Co istotne, skoro wynagrodzenie przysługuje zasadniczo za pracę wykonaną, w przypadku ewentualnego niewykonywania pracy przez pracownika po otrzymaniu wypłaty z góry, ale przed końcem miesiąca, pracownik ten musi liczyć się z obowiązkiem rozliczenia i zwrotu części wynagrodzenia (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94).

W jakim dokumencie ustalić termin płatności wynagrodzenia za pracę?

Termin wypłaty wynagrodzenia Kodeks pracy jasno wiąże z regulaminem pracy, który ma ustalać termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. W przypadku małych pracodawców, u których nie wprowadzono regulaminu pracy, termin płatności wynagrodzenia za pracę ustala samodzielnie pracodawca i powiadamia o nim pracownika w informacji o warunkach zatrudnienia (por. art. 29 Kodeksu pracy).

Powyższe oznacza, że termin wypłaty wynagrodzenia za pracę nie musi być określony wprost w umowie o pracę. Co więcej, gdy umowa o pracę określa termin wypłaty wynagrodzenia mogą powstać wątpliwości co do procedury jego zmiany. O ile Główny Inspektorat Pracy przyjmuje, że zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę jest zmianą organizacyjną w ramach informacyjnej części umowy o pracę, a więc nie wymaga aneksu do umowy o pracę czy wypowiedzenia zmieniającego (por. Pismo Główny Inspektorat Pracy GPP-471-4560-26/09/PE/RP), o tyle pogląd ten można uznać za dyskusyjny i sprzeczny z powszechną pracowniczą wiedzą o zmianie treści stosunku pracy. Natomiast w przypadku samej aktualizacji regulaminu pracy czy informacji o warunkach zatrudnienia zasadniczo będzie dokonywał tego sam pracodawca, z zastrzeżeniem obowiązku uzgodnienia zmian regulaminu pracy z organizacją związkową, jeżeli ta działa u pracodawcy. Choć i w tym przypadku, w razie nieuzgodnienia zmian z organizacją związkową w określonym terminie, pracodawca ustala zmiany do regulaminu samodzielnie. Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia jest zmianą organizacyjną, więc nie wymaga zasadniczo wypowiedzenia zmieniającego.

Konsekwencje przekroczenia terminu wypłaty wynagrodzenia

Warto zwrócić uwagę, że raz ustalony termin wypłaty wynagrodzenie jest dla stron wiążący do czasu jego zmiany. Oznacza to, że po upływie tego terminu, nawet jeżeli do wspomnianego „dziesiątego” pozostaje sporo czasu, pracodawca popełnia wykroczenie niewypłacania wynagrodzenia w ustalonym terminie zagrożone karą grzywny (por. art. 282 k.p.). Wynagrodzenie po terminie naraża też pracodawcę na dodatkowe koszty, gdyż pracownik uprawniony jest do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie w związku z nieterminową płatnością wynagrodzenia za pracę, a potencjalnie również dalszą odpowiedzialność odszkodowawczą, jeżeli pracownik wykaże poniesienie szkody na skutek nieterminowej płatności wynagrodzenia.

Przesunięcie terminu wypłaty wynagrodzenia

Warto zwrócić uwagę na dwie wyjątkowe sytuacje, w których wynagrodzenie zasadnicze będzie obowiązkowo płatne w innym dniu niż wynikałoby to z ustaleń obowiązujących u pracodawcy.

Pierwszy wyjątek dotyczy sytuacji, gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień wolny od pracy. Co ciekawe, wobec niewskazania przez ustawodawcę, że chodzi tu tylko o dni ustawowo wolne od pracy, przyjmuje się, że sytuacja ta dotyczy także dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W takim przypadku Kodeks pracy określa termin wypłaty wynagrodzenia na dzień poprzedzający dzień wolny.

Drugi wyjątek dotyczy ustalenia tego, jaki jest termin wypłaty wynagrodzenia po ustaniu stosunku pracy. Według PIP termin wypłaty wynagrodzenia przypada w takim przypadku na ostatni dzień zatrudnienia pracownika. Podobne stanowisko zajął Minister Pracy i Polityki społecznej w odpowiedzi z dnia 16 września 2010 r. na interpelację poselską nr 17841. Jednak wobec braku jednoznacznej regulacji w tym zakresie, praktyka często idzie w tym kierunku, aby z wygody i w takim przypadku termin wynagrodzenia powiązać z ogólnie przyjętymi u pracodawcy terminami.

Na koniec warto zwrócić uwagę, że odmienności co do terminu wypłaty wynagrodzenia dotyczą także składników wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc. Wynagrodzenie to płatne jest z dołu w terminach określonych przepisami prawa pracy, a więc w konkretnych ustawach (np. tzw. pragmatykach zawodowych) lub regulacjach wewnętrznych pracodawcy.

Materiały:

– ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy· – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf

– Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94 – https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/Orzeczenia1/I%20PZP%2049-94.pdf

– https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/kiedy-pracodawca-powinien-wyplacic-wynagrodzenie-za-prace-w-przypadku-rozwiazania-umowy-o-prace-w-terminie-wyplaty-wynagrodzenia-u-danego-pracodawcy-czy-z-dniem-rozwiazania-umowy-o-prace

Paweł Wnuk