Konsultacja związkowa krok po kroku, czyli różnica między zapytaniem o reprezentację a konsultacją przyczyn rozwiązania umowy o pracę

Pracodawca objęty działalnością organizacji związkowej przed rozwiązaniem z pracownikiem umowy o pracę często ma obowiązek przeprowadzenia tak zwanej konsultacji związkowej. Dotyczy ona zarówno zamiaru i przyczyn rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia. W praktyce konsultacja związkowa bywa przeprowadzana w różny sposób, często zależny od przyjętej praktyki, co nie jest nieprawidłowe, o ile zachowane zostaną wymogi określone przepisami. Wymogów tych, w tym poszczególnych kroków jakie należy podjąć, dotyczy właśnie ten wpis.

Reprezentacja związkowa

W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić czy pracownik, z którym chce się rozstać, jest członkiem związku zawodowego lub korzysta z ochrony tego związku.

Czy pracodawca może pytać o przynależność związkową?

Tak, służy temu procedura zapytania o reprezentację związkową określona przepisami ustawy o związkach zawodowych.

W jakiej formie wysłać zapytanie o reprezentacje ze związkiem zawodowym?

Pracodawca może zwrócić się do organizacji związkowej z powyższym zapytaniem w dowolnej formie. Ze względów dowodowych zalecana jest forma pisemna lub dokumentowa.

Ile dni ma związek zawodowy na odpowiedź w sprawie reprezentacji?

Związek zawodowy powinien udzielić odpowiedzi w ciągu 5 dni od dnia otrzymania wniosku o udzielenie informacji. Brak odpowiedzi ze strony organizacji związkowej oznacza po stronie pracodawcy brak obowiązku przeprowadzenia konsultacji związkowej.

Konsultacja a reprezentacja związkowa

Z uwagi na funkcjonalne powiązanie konsultacji związkowej z uprzednim zapytaniem o reprezentację związkową, obie czynności bywają ze sobą niesłusznie utożsamiane lub łączone w jednym piśmie do organizacji związkowej. Są to jednak dwie odrębne procedury o samodzielnych podstawach prawnych i celach. Ta odmienność prowadzi do dwóch ważnych wniosków:

• w zakresie tego jakie informacje powinno zawierać zapytanie o reprezentację, tzn. w zapytaniu o reprezentację związkową nie należy podawać informacji o zamiarze rozwiązania umowy z pracownikiem, ani jej przyczyn, gdyż jeżeli pracownik nie korzysta z ochrony związkowej, organizacja związkowa nie powinna w ogóle otrzymać informacji dotyczących przyczyn zwolnienia pracownika, a pracodawca naraża się na odpowiedzialność związaną z ich udostępnieniem,
• w zakresie skutków nieprzeprowadzenia konsultacji związkowej oraz zapytania o reprezentację związkową, tzn. samo naruszenie procedury zapytania o reprezentację związkową nie powoduje niezgodności z prawem rozwiązania umowy o pracę (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23.11.2001 r., III ZP 16/01, OSNP 2002, nr 12, poz. 283.).

W przypadku gdy pracodawca jest przekonany, że pracownik jest objęty ochroną związkową może zrezygnować z zapytania o reprezentację związkową i przeprowadzić wyłącznie konsultację zamiaru rozwiązania umowy. Pracodawca ryzykuje wtedy jednak, że jego informacje o ochronie związkowej pracownika są niezgodne ze stanem faktycznym, a przyczyny zwolnienia pracownika zostaną udostępnione organizacji związkowej bezpodstawnie.

Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca jest przekonany, że pracownik nie korzysta z ochrony związkowej, pracodawca może zignorować zarówno zapytanie o reprezentację, jak i samą konsultację zamiaru wypowiedzenia lub rozwiązania umowy. Pracodawca ryzykuje w takim przypadku, że zwolnienie pracownika będzie niezgodne z przepisami, jeżeli pracownik korzystał z tej ochrony, a konsultacja nie została przeprowadzona.

Na czym polega konsultacja wypowiedzenia ze związkami zawodowymi?

Sama konsultacja związkowa polega na przekazaniu związkowi zawodowemu przez pracodawcę na piśmie informacji o zamiarze i przyczynach wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę lub rozwiązania tej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Wskazane przyczyny powinny być konkretne i jednoznaczne, tak aby organizacja związkowa mogła sformułować wobec nich merytoryczną opinię lub umotywowane zastrzeżenia.

Decyzja pracodawcy o zakończeniu stosunku pracy może zostać podjęta dopiero po otrzymaniu stanowiska organizacji związkowej lub upływie czasu na jej sformułowanie, tj. odpowiednio 3 lub 5 dni w zależności od tego czy mowa o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia czy za wypowiedzeniem. O ile pracodawca nie musi brać pod uwagę stanowiska organizacji związkowej, a więc opinia związku zawodowego przy rozwiązaniu umowy o pracę nie jest dla pracodawcy wiążąca, o tyle sam fakt przedwczesnego złożenia oświadczenia wobec pracownika może być podstawą do zakwestionowania legalności zwolnienia.

Jeżeli chodzi o to jakie sankcje przewidziane są za nieprzeprowadzenie konsultacji związkowej pracownika należącego do związku zawodowego, wskazać należy, że zaniedbanie takie będzie umożliwiało pracownikowi skuteczne odwołanie się od zwolnienia. Obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi stanowi bowiem wymóg formalny prawidłowego zwolnienia pracownika objętego ochroną związkową.

Materiały:

Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 854; https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910550234/U/D19910234Lj.pdf)

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf)

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23.11.2001 r., III ZP 16/01, OSNP 2002, nr 12, poz. 283 (https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/orzeczenia1/iii%20zp%2016-01.pdf)

Paweł Wnuk