Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej i pisma ostrzegawcze – czy pracodawca może je stosować?

Z Kodeksu pracy wynika, że w przypadku naruszenia przez pracownika niektórych jego obowiązków pracodawca ma możliwość nałożenia jednej z trzech kar porządkowych: upomnienia, nagany, kary pieniężnej.  Przedmiotowy katalog ma charakter zamknięty. Zamiast kar porządkowych lub w sytuacji gdy kara nie może zostać nałożona za dane przewinienie, pracodawcy nierzadko stosują inne, w ich opinii mniej dotkliwe, środki oddziaływania na pracowników. Przykładowo sporządzane są notatki służbowe, pisma ostrzegawcze lub notatki z rozmów dyscyplinujących. Często dokumenty te trafiają następnie do akt osobowych pracownika. Należy jednak postawić pytanie o legalność takich czynności podejmowanych przez pracodawcę.

Pierwotny pogląd Sądu Najwyższego na temat sporządzania przez pracodawcę notatek służbowych i ich gromadzenia w aktach osobowych pracownika

Początkowo Sąd Najwyższy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2002 r., sygn. akt  I PKN 249/01; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r., sygn. akt I PK 295/02) przyjmował, że takie działania pracodawcy nie są sprzeczne z prawem. Wskazywał m.in., że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. Ponadto, notatki służbowe i pisma ostrzegawcze w ocenie Sądu Najwyższego mogły być gromadzone w aktach osobowych pracownika. Jego zdaniem przepis § 6 ust. 2 pkt 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) zezwalał na gromadzenie w części B akt osobowych dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Przepis ten przed wymienieniem w punktach a-l poszczególnych dokumentów używał sformułowania „w tym”, co wskazuje, że jest to wyliczenie przykładowe. Wobec tego pracodawca miał prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków, a pracownik nie mógł żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia.

Aktualne stanowisko Sądu Najwyższego dotyczące sporządzania przez pracodawcę pism dyscyplinujących/ostrzegawczych 

W nowszym orzecznictwie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 105/10; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 2011 r., sygn. akt I PK 222/10) Sąd Najwyższy odstąpił od dotychczas wyrażanego poglądu i stwierdził, że sporządzanie notatek służbowych, czy też pism ostrzegawczych jest praktyką niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego” pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. W dalszej kolejności traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 Kodeksu pracy. Innymi słowy stanowi takie pismo świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. § 6 Rozporządzenia).

Sporządzanie notatek służbowych i pism ostrzegawczych a treść Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

Powyższe stanowisko, zachowuje aktualność i powinno być brane pod uwagę przez pracodawców, którzy zamierzają sporządzać notatki służbowe lub pisma ostrzegawcze, tym bardziej, że nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nakazuje wyodrębnienie w aktach pracownika części D, w której powinny być zamieszczane: odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Wobec tego brak jest podstaw do przechowywania w aktach osobowych pracownika m.in. notatek z rozmowy dyscyplinującej, pismo ostrzegawczych

Nieformalne środki dyscyplinujące jako alternatywa dla kar porządkowych

Podkreślić należy, że respektowanie zaprezentowanego poglądu Sądu Najwyższego nie przekreśla możliwości przeprowadzania przez pracodawców rozmów dyscyplinujących i podejmowania innych podobnych czynności wobec pracownika naruszającego swoje obowiązki. Działania te nie tylko nie są zakazane, ale niejednokrotnie stanowią skuteczną i pożądaną  alternatywę dla stosowania kar porządkowych. Pracodawcy powinni jedynie pamiętać, aby efekty stosowania nieformalnych środków dyscyplinujących w postaci pism ostrzegawczych czy też notatek z rozmów nie trafiały następnie do akt osobowych pracownika.

Materiały:

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2002 r., sygn. akt I PKN 249/01; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r., sygn. akt I PK 295/02

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 105/10; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 2011 r., sygn. akt I PK 222/10

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)

Bartłomiej Masłoń