Nowe wymogi BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Weszły w życie ważne zmiany dotyczące wymogów BHP na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Z racji powszechności wykorzystania komputerów w pracy nowe przepisy będą dotyczyć w mniejszym lub większym stopniu prawie każdego pracodawcy. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze informacje o zmianach i nowych wymogach.

Od kiedy nowe przepisy dotyczące stanowiska pracy wyposażonego w monitor?

Nowe przepisy obowiązują od 17 listopada 2023 r.

Kogo dotyczy rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach związanych z monitorami ekranowymi?

Przepisy dotyczą pracowników pracujących na stanowiskach wyposażonych w urządzenia do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu, a więc po prostu monitory, przy czym nie we wszystkich przypadkach.

Przepisów w brzmieniu obowiązującym od 17 listopada 2023 r. nie stosuje się do systemów przenośnych (laptopów) nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że w przypadku korzystania z laptopów istotna będzie ocena długości czasu ich wykorzystania w ramach dniówki pracownika. Jeżeli pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy będzie wykorzystywał laptop przez co najmniej 4 godziny dziennie, objęty on będzie wymogami określonymi w nowym rozporządzeniu.

Pozostałe wyłączenia dotyczą m.in. pracy na takich urządzeniach jak systemy komputerowe na pokładach środków transportu, kasy rejestrujące, kalkulatory czy maszyny do pisania z wyświetlaczem.

Co musi zapewnić pracodawca osobom zatrudnionym na stanowisku z monitorem ekranowym w ramach dostosowania miejsca pracy do nowych przepisów BHP?

Pracodawca powinien zweryfikować czy zorganizowane przez niego stanowisko pracy wyposażone jest w odpowiedni monitor ekranowy, klawiaturę, mysz lub inne urządzenie wejściowe oraz oprogramowanie, a także krzesło, stół i oświetlenie.

Szczegółowe wymogi co do powyższych elementów określa załącznik do nowego rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (link poniżej na końcu wpisu).

W przypadku stosowania laptopów stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Pracodawca musi zapewnić pracownikom wyposażenie zgodne z powyższymi wymogami.

Jakie są najważniejsze różnice w wymogach dla stanowisk z monitorami w stosunku do dotychczasowych przepisów?

O ile większość wymogów dla wyposażenia stanowisk monitorowych pozostaje zbliżona, a część szczegółowych regulacji o organizacji stanowiska została nawet usunięta czy uproszczona, o tyle część jest zupełnie nowa. Najważniejsze nowości wynikające z nowych przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy przy monitorach dotyczą:

• obowiązku zapewniania monitora lub podstawki dla pracowników korzystających z laptopów,
• możliwości zapewnienia pracownikom przez pracodawcę szkieł kontaktowych,
• obowiązku zapewniania pracownikom krzeseł z regulacją podłokietników.

Czy pracodawca musi zapewnić monitor zgodnie z nowymi przepisami BHP?

Nie zawsze. W przypadku pracowników korzystających z laptopów, to pracodawca wybiera czy zapewni pracownikowi monitor czy odpowiednią podstawkę.

Innymi słowy, na nurtujące pracodawców zagadnienie pt. „nowe przepisy bhp a laptop”, wskazać należy na obowiązek zapewniania pracownikowi, o ile korzysta z laptopa przez co najmniej połowę swojego dobowego czasu pracy, monitora lub podkładki pod laptop, wedle wyboru pracodawcy.

Czy pracodawca musi zapewnić soczewki pracownikowi pracującemu przy komputerze?

Pracodawca ma obowiązek zapewniania pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych wskazują na potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten realizowany jest w pierwszej kolejności zgodnie z zaleceniem lekarza. Jeżeli lekarz pozostawia dowolność co do wyboru okularów lub szkieł kontaktowych decyzja w tym zakresie należeć będzie do pracodawcy.

Czy wyposażenie stanowiska do pracy z komputerem w podnóżek jest obowiązkowe?

Podnóżek uznaje się za opcjonalne wyposażenie dodatkowe stanowiska pracy. Jednak na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek.

Podobny wymóg dotyczy jeszcze innego wyposażenia dodatkowego, a mianowicie uchwytu na dokumenty. W tym przypadku jednak pracodawca ma obowiązek wyposażenia stanowiska w uchwyt posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika, na życzenie pracownika jedynie wtedy, gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów.

Czy nowe wymogi w zakresie stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe dotyczą pracowników zdalnych?

Przepisy nie rozstrzygają tej kwestii w sposób jednoznaczny, ale z uwagi na brak wyraźnych włączeń w zakresie pracy zdalnej w nowych przepisach o monitorach ekranowych, wydaje się, że należy stosować nowe wymogi BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe także do pracowników pracujących zdalnie.

Na kim spoczywają obowiązki dostosowania stanowisk zdalnych do nowych przepisów BHP o monitorach ekranowych?

Ta kwestia również nie została jednoznacznie rozstrzygnięta i wywołuje pewne wątpliwości.

Z jednej strony warunkiem dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (por. np. art. 67³¹ §7 Kodeksu pracy). Jeżeli więc pracownik potwierdzi zgodność zdalnego stanowiska pracy z nowymi przepisami, wydaje się, że pracodawca zwolniony jest z obowiązku doposażania stanowiska.

Z drugiej strony to pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (por. art. 67²⁴ §1 pkt 1) Kodeksu pracy). W sytuacji, gdy pracownik nie dysponuje warunkami zgodnymi z nowymi przepisami BHP w pracy przy monitorze, a strony stosunku pracy chcą kontynuować wykonywanie pracy zdalnej, obowiązki w zakresie dostosowania stanowiska spoczywać będą zasadniczo na pracodawcy. W tym przypadku monitor należałoby uznać za urządzenie techniczne będące niezbędnym narzędziem pracy wobec nowych wymogów BHP.

Ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie stanowisk pracy do nowych przepisów?

Pracodawcy muszą dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe utworzone przed dniem 17 listopada 2023 r. do nowych wymogów w terminie do dnia 17 maja 2024 r., a więc w ciągu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów.

W przypadku tworzenia przez pracodawcę nowego stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy nowe przepisy BHP w pracy z monitorem muszą być stosowane począwszy od dnia 17 listopada 2023 r.

Kto jest odpowiedzialny za zorganizowanie stanowiska pracy przy monitorze zgodnie z nowymi przepisami i zasadami BHP?

Osobą odpowiedzialną za prawidłowe zorganizowanie stanowiska pracy jest pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu. Chodzi więc o osobę fizyczną będącą pracodawcą lub wchodzącą w skład organu zarządzającego daną jednostką będącą pracodawcą lub osoby upoważnione do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, przede wszystkim z zakresu BHP.

Co grozi za niedostosowanie stanowisk pracy przy monitorze do nowych przepisów?

Nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy może wiązać się z nałożeniem kary grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kontrola przestrzegania nowych wymogów dotyczących stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe i ocena stanowiska pracy z monitorem ekranowym leży w kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy.

Jaki akt prawny reguluje BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe?

Powyższe kwestie w dalszym ciągu reguluje rozporządzenie Ministra Pracy  i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, tyle, że w nowym brzmieniu obowiązującym od 17 listopada 2023 r.

Podstawa prawna:

– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19981480973)

– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy  (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf)

Paweł Wnuk