Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – co oznacza dla pracodawcy

Często poruszanym zagadnieniem przez klientów jest kwestia obowiązków pracodawcy względem pracownika, które zostały przywrócone po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Z dniem 1 lipca 2023 r. został zniesiony stan zagrożenia epidemicznego w Polsce. W związku z tym powróciły obowiązki wynikające z Kodeksu pracy w zakresie m.in. okresowych badań lekarskich oraz szkoleń BHP.

Okresowe badania lekarskie a zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego

Należy pamiętać, że pracodawca i pracownik są zobowiązani do niezwłocznego wykonania okresowych badań lekarskich, jednak w terminie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Następuje to w sytuacji kiedy orzeczenie lekarskie utraciło ważność w trakcie trwania stanu zagrożenia epidemicznego.

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy swego rodzaju okres przejściowy 180 dni będzie dotyczył również skierowania na badania okresowe pracownika, któremu ważność orzeczenia lekarskiego upłynęła po dniu 30 czerwca 2023 r. tj. po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego. Należy wskazać, że teza ta nie ma bezpośredniego oparcia w przepisach i z perspektywy pracodawcy może w pewnych przypadkach okazać się ryzykowna. Dlatego też zalecane jest wykonywanie badań lekarskich, których ważność upływa już po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, zgodnie z ogólnymi zasadami.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że jeśli w okresie stanu zagrożenia epidemicznego badanie wstępne lub kontrolne pracownika przeprowadził oraz wydał orzeczenie lekarskie lekarz spoza specjalizacji medycyny pracy, to takie orzeczenie straci ważność po 180 dniach od 1 lipca bieżącego roku, czyli od dnia zakończenia stanu zagrożenia epidemicznego.

Szkolenia BHP po pandemii

Po zakończeniu stanu zagrożenia epidemicznego wracają również obowiązki związane z przeprowadzaniem szkoleń BHP. Pracodawca otrzymuje 60 dni na zorganizowanie planowych szkoleń w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. W rezultacie, jeżeli pracodawca nie prowadził takich szkoleń w okresie epidemii i stanu zagrożenia, będzie zobowiązany do sprawdzenia dat ważności szkoleń okresowych dla pracowników oraz ustalenie nowych terminów, aby zagwarantować ciągłość procesu.

Powrót fikcji doręczenia po pandemii Covid-19

Warto również wskazać na powrót tzw. „fikcji doręczenia”, która czasowo nie obowiązywała w związku z przepisami ustawy covidowej. W praktyce, oznaczało to, że listy, które pracodawcy wysyłali za potwierdzeniem odbioru, takie jak chociażby oświadczenia o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umów, włączając w to umowy o pracę dla pracowników, jeśli nie zostały odebrane i ich termin odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego, nie mogły zostać uznane za doręczone podczas trwania tego stanu ani przed upływem 14 dni od jego zniesienia.

Obecnie tj. od dnia 15 lipca listy wysłane za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego mogą zostać uznane za skutecznie doręczone także w przypadku awizowania.

Zniesienie innych uproszczeń dla pracodawców wynikających z przepisów covidowych

Ponadto wskazujemy, że powyżej przywołane obowiązki stanowią jedynie wycinek zmian prawnych wynikających z ustania stanu zagrożenia epidemicznego. Warto zasygnalizować niektóre uproszczenia wprowadzone dla pracodawców w okresie stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego, które przestają obowiązywać:

• możliwość udzielenia pracownikowi przymusowego urlopu wypoczynkowego (art. 15 gc ustawy covidowej.) – zniesienie stanu epidemicznego oznacza, że nie można udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego bez jego zgody i z pominięciem planu urlopu na podstawie powołanego przepisu;
• możliwość wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji (art. 15 gf ustawy covidowej) – okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego strony umowy o zakazie konkurencji mogły ją wypowiedzieć z zachowaniem 7- dniowego terminu, odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego doprowadziło do zniesienia obowiązywania tej regulacji;
• ograniczenie wysokości odpraw pieniężnych (art. 15 gd ustawy covidowej) – od 1 lipca 2023 r. pracodawca nie ma już możliwości ograniczenia wysokości nie tylko odpraw pieniężnych, ale również odszkodowań lub innych świadczeń pieniężnych przewidzianych w związku z rozwiązaniem  umowy o pracę;
• zawieszenie obowiązków pracodawcy związanych z tworzeniem lub funkcjonowaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (art. 15 ge ustawy covidowej) – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, jeśli pracodawca doświadczył spadku obrotów gospodarczych lub znacznego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń mógł zawiesić niektóre obowiązki m.in. ustanawianie lub utrzymanie ZFŚS, dokonywanie odpisów podstawowych, wypłacanie świadczeń urlopowych, w związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego regulacje te przestały mieć zastosowanie.

Zmiany w zakresie pracy cudzoziemców 

Dodatkowo informujemy również o odwołaniu z dniem 31 lipca 2023 r. szczególnych uprawnień w zakresie dostępu do rynku pracy dla cudzoziemców. Są to m.in.:

• przedłużenie okresów ważności zezwoleń na pracę i przedłużeń zezwoleń na pracę
• przedłużenie okresu dopuszczalnej pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego przez powiatowy urząd pracy do ewidencji oświadczeń
• prawo do  wykonywania przez cudzoziemca pracy na innych warunkach
• szczególny dostęp cudzoziemca do pracy sezonowej

Materiały:

https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/badania-okresowe-pracownikow-w-zwiazku-z-odwolaniem-stanu-zagrozenia-epidemicznego

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1327 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 201 z późn. zm.).

Aleksandra Dybko
Prawnik