Powód zwolnienia, czyli jak uzasadnić zwolnienie pracownika

Przedmiotem niniejszego wpisu jest odpowiedź na pytanie o to jak skutecznie zwolnić pracownika z pracy, a przede wszystkim to, jak napisać uzasadnienie zwolnienia pracownika. Pisząc o „zwolnieniu pracownika” mam na myśli sytuację, w której dochodzi do rozwiązania umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy na skutek wypowiedzenia umowy o pracę albo rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Niniejszy wpis pomija kwestie rozwiązania umowy o pracę na skutek porozumienia stron stosunku pracy.

Czy uzasadnienie zwolnienia pracownika jest konieczne?

W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć w ogóle na pytanie o to, czy trzeba pisać powód zwolnienia pracownika w każdym przypadku oświadczenia mającego na celu rozwiązanie umowy o pracę. W przypadku wszystkich umów o pracę z wyjątkiem umowy o pracę na okres próbny, odpowiedź na powyższe pytanie jest twierdząca. Po zmianach Kodeksu pracy, które weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. w związku z dostosowywaniem polskiego prawa pracy do prawa unijnego (por. uzasadnienie druku sejmowego nr 2932), obowiązek należytego uzasadnienia wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę dotyczy zarówno umów o pracę na czas nieokreślony, jak i określony. Jeżeli chodzi natomiast o umowy o pracę na okres próbny przyczyny zwolnienia pracownika podawane są obowiązkowo tylko na wniosek pracownika złożony pracodawcy w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem, a pracodawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku, a więc uzasadnienie przedstawiane jest po fakcie.

Zakazane przyczyny zwolnienia pracownika

Od 26 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy szerzej określa niedopuszczalne przyczyny zwolnienia pracownika. Dotychczasowy katalog zakazanych przyczyn wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę można było sformułować w oparciu o przepisy dotyczące równego traktowania pracowników i zakazu dyskryminacji (w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną) czy zasady ochrony poszczególnych grup pracowników (kobiety w ciąży, osoby w wieku przedemerytalnym, niektórzy przedstawiciele związków zawodowych itd.). Aktualnie do powyższego dochodzą także następujące okoliczności (por. art. 29(4) §1 k.p.):

1) złożenie przez pracownika wniosku o zmianę warunków zatrudnienia na bardziej przewidywalne i bezpieczne (por. art. 29(3) §1 k.p.),

2) jednoczesne zatrudnienie/współpraca z innym pracodawcą, gdy nie zawarto z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji,

3) dochodzenie od pracodawcy udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia, które pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi (por. art. 29 § 3, 3(2) i 3(3) oraz art. 29(1) § 2 i 4 k.p.),

4) korzystanie przez pracownika do prawa do szkoleń (por. art. 94(13) k.p.).

Co ciekawe, w przypadku nowych zakazanych powodów zwolnienia pracownika, Kodeks pracy wprost stanowi, że pracodawca udowodni, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę kierował się powodami innymi niż wskazane jako zakazane (por. art. 294 §2 k.p.). Pomimo kategorycznego brzmienia nowych przepisów wydaje się, że ich zastosowanie praktyczne będzie niewielkie. Jeżeli pracodawca wskaże konkretną przyczynę zwolnienia pracownika, to wnioskując a contrario nie będą to przyczyny zakazane i nie będzie konieczne dodatkowe wykazywanie niekierowania się zakazanymi powodami przy zwolnieniu pracownika.

Problemy procesowe w przypadku nienależytego uzasadnienia zwolnienia pracownika

Przechodząc do tego jak uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony lub określony należy zwrócić uwagę na ważną funkcję procesową uzasadnienia oświadczenia pracodawcy. Otóż przyczyny zwolnienia pracownika wskazane przez pracodawcę w piśmie do pracownika wyznaczają granice rozpoznania sprawy sądowej w przypadku odwołania się przez pracownika do sądu pracy. W orzecznictwie nie budzi więc wątpliwości to, że na etapie sądowym niedopuszczalne jest uzupełnianie wypowiedzenia umowy o pracę o dodatkowe przyczyny zwolnienia pracownika. Dla sprawy istotny jest tylko powód zwolnienia z pracy wskazany w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 kwietnia 2019 r., sygn. akt I PK 20/18).

Zweryfikuj dowody przed zwolnieniem pracownika

Praktyczną sugestią ze strony prawnika dla pracodawcy chcącego zwolnić pracownika jest to, aby przy zastanawianiu się nad tym, jak uzasadnić zwolnienie pracownika w konkretnej sytuacji, przeanalizować też dostępny materiał dowodowy. Bywa tak, że decydujący powód zwolnienia, a więc przysłowiowa kropla przelewająca czarę goryczy jest trudny do wykazania w przeciwieństwie do szeregu innych nieprawidłowości po stronie pracownika, których pracodawca nie brał pod uwagę. Bywa i tak, że pracodawca, dla którego zaniedbania pracownika są oczywiste, zakłada, że nie będzie problemu z ich wykazaniem. Natomiast realna ocena sytuacji, w tym chłodna analiza udzielającego pomocy prawnika, może być odmienna i pozwolić na uniknięcie problematycznego procesu.

Podać jedną czy kilka przyczyn zwolnienia pracownika?

Inną wskazówką co do tego, jak argumentować wypowiedzenie umowy o pracę i powodem, dla którego warto sformułować przyczyny wypowiedzenia umowy możliwie szeroko, jest przyjęta w orzecznictwie zasada, że w przypadku podania większej liczby przyczyn zwolnienia pracownika, zasadniczo wystarczy, aby jedna z nich okazała się zasadna, aby odwołanie pracownika zostało oddalone. Co więcej, w orzecznictwie przyjęto nawet, że zasadnym może być wypowiedzenie umowy o pracę, w którym wskazano kilka przyczyn zwolnienia pracownika, jeśli żadna z nich samodzielnie nie uzasadnia wypowiedzenia, ale razem je uzasadniają (por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 28 stycznia 2021 r., sygn. akt I PSK 23/21). Jeżeli więc pracodawca ma liczne powody do zwolnienia pracownika z pracy, warto z ostrożności podać wszystkie lub chociaż najważniejsze z nich. Należy jednak pamiętać o zachowaniu zdrowego rozsądku, gdyż pracodawca podający wszystkie powody do zwolnienia pracownika jakie przyjdą mu do głowy, bez jednoczesnej weryfikacji możliwości ich wykazania przed sądem, ryzykuje zakwestionowanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę przez sąd ze względu na podanie zbyt wielu nieprawdziwych powodów zwolnienia. Sąd Najwyższy w wyroku z 14 kwietnia 2015 r., II PK 140/14, a także późniejszych orzeczeniach, wskazał, że „przyczyny zasadne muszą stanowić istotną proporcję wszystkich przyczyn ujętych przez pracodawcę w wypowiedzeniu”.

Przyczyna zwolnienia musi być rzeczywista, konkretna i jasna dla pracownika

Próbując zdefiniować przyczyny umożliwiające wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi orzecznictwo formułuje już od wielu lat wymogi, aby przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę były rzeczywiste, konkretne i sformułowane w sposób jasny dla pracownika. Rzeczywistość przyczyny oznacza, że faktycznie występuje ona w chwili złożenia pracownikowi oświadczenia woli lub spełnia się w niedługim terminie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 2001 r., I PKN 325/00, w którym dopuszczono wypowiedzenie umowy o pracę z powodu planowanej likwidacji stanowiska, a więc zdarzenia przyszłego). Konkretność przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę należy wiązać z odpowiednim poziomem uszczegółowienia informacji i możliwością ich weryfikacji. Wymóg jasnego dla pracownika sformułowania przyczyn wypowiedzenia oznacza natomiast, że pracownik po przeczytaniu uzasadnienia wypowiedzenia nie powinien mieć wątpliwości co do tego jaki jest powód zwolnienia. Uzasadnienie wypowiedzenia nie musi przy tym szczegółowo opisywać wszystkich zdarzeń składających się na negatywną ocenę pracownika przez pracodawcę, a wystarczające jest przykładowo samo odwołanie się do tych zdarzeń w taki sposób, aby pracownik znający pełny kontekst współpracy stron nie miał problemu z ich identyfikacją i aby pracodawca mógł w razie ewentualnego sporu sądowego wykazać je w sposób nie budzący wątpliwości co do zakresu zdarzeń i okoliczności.

Warto zwrócić uwagę również na powszechne w orzecznictwie stanowisko, że wypowiedzenie umowy o pracę jest zwykłym trybem rozwiązania stosunku pracy, a przyczyny wypowiedzenia, o ile nie mogą być arbitralne, nieuzasadnione czy sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, o tyle też nie muszą być szczególnie doniosłe (por. wyrok Sądu Najwyższego z 17 maja 2016 r., I PK 155/15).

Przyczyny zwolnienia pracownika przykłady

Jakie mogą być powody wypowiedzenia umowy przez pracodawcę? Katalog przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę jest otwarty, a więc przyczyny te mogą być bardzo różne, każdorazowo pozostając jednak w związku z okolicznościami istotnymi dla stosunku pracy. Popularne przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę to: niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie konkretnych obowiązków pracowniczych, nieobecności w pracy (por. wpis: Częste lub długie nieobecności jako przyczyna zwolnienia) lub częste spóźnienia, niewykonywanie poleceń służbowych, utrata uprawnień wymaganych do pracy na danym stanowisku, działalność konkurencyjna wobec pracodawcy, wystąpienie okoliczności prowadzących do utraty zaufania, ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, nieprzydatność do pracy na danym stanowisku (por. wpis: Nieprzydatność w pracy jako przyczyna zwolnienia), ale również przyczyny leżące po stronie pracodawcy, takie jak: reorganizacja i redukcja zatrudnienia, likwidacja stanowiska czy zakładu pracy i wiele innych.

Kryteria doboru pracowników do zwolnienia

Często pomijanym wymogiem w zakresie uzasadnienia zwolnienia poszczególnych pracowników jest kwestia przedstawienia kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, w sytuacji, gdy w tożsamej lub bardzo podobnej grupie pracowników zwalniana jest jedna lub część osób z powodu, który można byłoby zastosować do większej liczby osób. W praktyce chodzi tu o redukcję etatów w danej grupie pracowników. Pracodawca zwalniający osobę z grupy powinien wyjaśnić dlaczego to właśnie ona została wybrana spośród grupy podobnych pracowników i jakie argumenty do zwolnienia pracownika były decydujące. Katalog kryteriów do zwolnienia jest otwarty, więc brane pod uwagę mogą być to różne okoliczności. Zazwyczaj wskazuje się na takie rzeczy jak niższe kwalifikacje lub efektywność na tle grupy, większa liczba absencji niż pozostałe osoby, wysokie wynagrodzenie w sytuacji, gdy przyczyną jest redukcja kosztów itp.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę a uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia

Warto zwrócić uwagę na różnice w tym jak uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony lub określony i w uzasadnianiu oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia. W tym drugim przypadku chodzi o powody dyscyplinarnego zwolnienia z pracy, ale też inne przypadki, w których przepisy pozwalają na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Dyscyplinarne zwolnienie określane w Kodeksie pracy jako rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) może być dokonane tylko z uwagi na ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 §1 pkt 1) k.p.), co jest też najczęstszą podstawą zwolnienia dyscyplinarnego, lub popełnienie określonego przestępstwa (por. art. 52 §1 pkt 2) k.p.) lub zawinioną utratę koniecznych uprawnień (por. art. 52 §1 pkt 3) k.p.). W przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika przyczyną może być odpowiednio długa niezdolność do pracy wskutek choroby (por. art. 53 §1 pkt 1) k.p.) lub usprawiedliwiona nieobecność z innych przyczyn (por. 53 §1 pkt 2) k.p.). Wspólnym mianownikiem dla obu trybów rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 lub art. 53 k.p.) jest konieczność odniesienia uzasadnienia oświadczenia pracodawcy do przesłanek wskazanych w Kodeksie pracy, ponieważ rozwiązanie umowy o pracę nie może wynikać z innych przyczyn.

Najwięcej pola do dyskusji pozostawia najczęstsza podstawa do zwolnienia dyscyplinarnego, a więc ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Jeżeli chodzi o sposób formułowania uzasadnienia zwolnienia dyscyplinarnego, wszystkie powyższe uwagi co do tego jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę na czas nieokreślony lub określony pozostają aktualne. Różnica w obu przypadkach sprowadza się zasadniczo do oceny stopnia naganności zachowania pracownika. Powody do zwolnienia dyscyplinarnego muszą być powiązane z podstawowymi obowiązkami pracowniczymi (przykładowo: przestrzeganiem przepisów BHP, stosowaniem się do poleceń przełożonych, obecnością w pracy czy zachowaniem trzeźwości w pracy), a ponadto muszą być rażące, a więc ewidentne i oczywiste. Zakres możliwych przyczyn zwolnienia dyscyplinarnego jest więc znacznie węższy niż przyczyn zwykłego wypowiedzenia umowy o pracę.

Wymogi formalne dla oświadczenia o zwolnieniu pracownika

Na koniec warto zwrócić uwagę, że właściwe uzasadnienie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę to nie wszystko. Aby skutecznie zwolnić pracownika, bez obaw o zakwestionowanie tej czynności przez sąd pracy, należy pamiętać o pozostałych wymogach formalnych dotyczących oświadczenia pracownika. Chodzi o zachowanie formy pisemnej oświadczenia, skuteczne doręczenie oświadczenia pracownikowi, zachowanie terminu w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, przeprowadzenie w razie potrzeby konsultacji związkowej (por. wpis o tym jak krok po kroku przeprowadzić konsultację związkową) i zweryfikowanie czy pracownik nie jest objęty szczególną ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. Należy pamiętać także o zawarciu w dokumencie aktualnego pouczenia dla pracownika o możliwości odwołania do sądu pracy, którego brak może stanowić podstawę do przywrócenia pracownikowi przez sąd terminu na wniesienie odwołania w późniejszym terminie.

Powyższe wytyczne co do zasad formułowania oświadczenia mającego na celu zwolnienie pracownika, o ile wskazują jakie mogą być powody zwolnienia pracownika, na co warto zwrócić uwagę i czego należy unikać, nie pozwolą nigdy na stworzenie uniwersalnego dokumentu wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę. Skuteczne przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę to takie, które przy uwzględnieniu wszystkich wytycznych są adekwatne do indywidualnej sytuacji i specyfiki konkretnego przypadku. To co wpisać jako przyczynę wypowiedzenia zależy zazwyczaj od wielu czynników, w tym rodzaju stanowiska pracownika, jego indywidualnych uprawnień, rodzaju naruszeń obowiązków i ich skali, specyfiki zakładu pracy itd. Przykładowe uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę, nawet jeśli będzie napisane w najlepszy sposób, nie jest w stanie w sposób abstrakcyjny uwzględnić wszystkich tych elementów, stąd chcąc uniknąć kłopotów w sądzie pracy, warto za każdym razem dokonać pełnej analizy konkretnego przypadku.

Materiały:
1. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 kwietnia 2019 r., sygn. akt I PK 20/18 (https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/OrzeczeniaHTML/i%20pk%2020-18-1.docx.html),

2. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 28 stycznia 2021 r., sygn. akt I PSK 23/21 (SIP LEX nr 3113239),

3. wyrok Sądu Najwyższego z 14 kwietnia 2015 r., II PK 140/14 (SIP LEX nr 1811802, OSP 2017/6/63),

4. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 2001 r., I PKN 325/00 (https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/Orzeczenia1/I%20PKN%20325-00.pdf),

5. wyrok Sądu Najwyższego z 17 maja 2016 r., I PK 155/15 (https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/OrzeczeniaHTML/i%20pk%20155-15-1.docx.html),

6. ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, wraz z uzasadnieniem druku sejmowego nr 2932 (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000641),

7. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141).

Paweł Wnuk