Premia retencyjna

19 lipca 2023 Paweł Wnuk

Pracodawcy często zastanawiają się nad tym w jaki sposób zabezpieczyć obecność w pracy kluczowych pracowników, w tym zminimalizować ryzyko ich zwolnienia się z pracy, a w konsekwencji wystąpienia przynajmniej krótkoterminowej destabilizacji procesu pracy. O ile, co oczywiste, nie można nikogo zmusić do pracy czy karać za chęć jej zmiany, o tyle możliwe jest skuteczne zachęcenie pracownika do lojalności. Jednym z takich rozwiązań jest premia retencyjna (ang. retention bonus), która bywa dla pracowników ofertą nie do odrzucenia.

Co to jest premia retencyjna?

Istotą premii retencyjnej jest to, że pracownik otrzyma określone świadczenie pieniężne, o ile pozostanie w zatrudnieniu do umówionej z pracodawcą daty. W przypadku gdy kwota premii jest wystarczająco wysoka, zwolnienie się z pracy przestaje się pracownikowi opłacać, a pracodawca jest w stanie zabezpieczyć swoje potrzeby kadrowe. To może być szczególnie istotne w trudnych dla pracodawcy okresach, takich jak okresy reorganizacji, restrukturyzacji, redukcji zatrudnienia czy okresy konieczności terminowej realizacji kluczowych projektów.

Jak przygotować warunki premii retencyjnej?

W związku z tym, że premia retencyjna nie jest w żaden sposób uregulowana w polskich przepisach, od strony prawnej zalecane jest precyzyjne określenie warunków wypłaty premii retencyjnej, co najlepiej zrobić w odrębnej umowie między pracodawcą i pracownikiem. Umowa taka, zwana niekiedy umową retencyjną, powinna określać przede wszystkim obowiązek pozostania przez pracownika w zatrudnieniu, wymagany okres zatrudnienia i kwotę premii, ale także pewne wyjątki od obowiązku wypłaty premii chroniące pracodawcę przed koniecznością jej wypłaty w przypadku braku efektywnej pracy po stronie pracownika, np. na skutek długotrwałej niezdolności do pracy lub nieobecności pracownika.

Czy premia retencyjna jest efektywna?

Odpowiedź na to pytanie zależy od jej indywidualnych warunków. Kluczowe znaczenie zdaje się mieć kwota premii, co rodzi pytanie o to, jaka powinna być wysokość premii retencyjnej. Nie ma tu jednak żadnych wytycznych gwarantujących powodzenie. O ile świadczenie stanowiące ułamek wynagrodzenia zasadniczego zazwyczaj nie zmotywuje kluczowego pracownika do aktywnego pozostania w zatrudnieniu w trudnym dla pracodawcy okresie, o tyle skuteczność premii retencyjnej stanowiącej parokrotność tego wynagrodzenia może być wysoka.

Drugim istotnym czynnikiem jest okres retencji, a więc wymagany okres pozostania w zatrudnieniu. Jeżeli będzie on zbyt długi, uzyskanie premii może wydać się pracownikowi za bardzo abstrakcyjne.

Trzecim ważnym czynnikiem jest to w jaki sposób są określone warunki premii retencyjnej. Jeżeli będą one bardzo rygorystyczne, wymuszając na pracowniku niemal pełną dyspozycyjność i nienaganną pracę, może on zostać zniechęcony uznając, że niewywiązanie się z warunków premii retencyjnej jest niemal przesądzone.

Wypłata premii retencyjnej

Kiedy należy się premia retencyjna? Wtedy, gdy pracownik spełni wymogi określone do jej wypłaty. Zważywszy na konstrukcję premii retencyjnej, należy przyjąć, że ma ona zasadniczo charakter roszczeniowy, a pracownik może skutecznie dochodzić jej od pracodawcy przed sądem, jeżeli wykaże spełnienie warunków wypłaty premii retencyjnej.

Czy premia retencyjna może nie zostać wypłacona? Tak, ale tylko wtedy, gdy pracownik nie spełni warunków z umowy retencyjnej lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną dla jej wypłaty.

Od strony podatkowo-składkowej, premia retencyjna na umowie o pracę traktowana jest jak zwykłe wynagrodzenie. Oznacza to, że stanowi przychód pracownika, wliczany do podstawy wymiaru składek ZUS, a więc pracodawca jako płatnik odprowadza od premii retencyjnej podatek w formie zaliczki.

Komentarze