Premia frekwencyjna – nagroda za obecność

26 lipca 2023 Paweł Wnuk

Jednym z instrumentów pracodawcy pozwalających na zabezpieczenie odpowiednich zasobów kadrowych w zakładzie pracy, oprócz opisanej w niedawnym wpisie premii retencyjnej (zobacz wpis: Premia retencyjna), może być premia frekwencyjna.

Co to jest premia frekwencyjna?

To nic innego jak premia za obecność pracownika w pracy, a więc dodatkowe świadczenie pieniężne, którego warunki wypłaty są uzależnione od tego jaki jest poziom obecności lub nieobecności pracownika w pracy w dni, które zgodnie z rozkładem pracy są dla niego dniami pracy.

Premia frekwencyjna zasady

Premia ta ma charakter dobrowolny i może zostać ukształtowana na wiele sposobów. Kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy nie regulują wprost premii frekwencyjnej, więc pracodawcy mają daleko idącą swobodę co do sposobu określenia jej warunków.

Przykładami rozwiązań występujących w praktyce będą zarówno „zerojedynkowe” premie za 100% obecność w pracy, jak i mechanizmy proporcjonalne lub przewidujące tolerancję dla pewnych nieobecności (np. wskazując po ilu dniach l4 traci się premię frekwencyjną). Możliwe będą też premie rozliczane miesięcznie lub w dłuższych okresach, a nawet sporadyczne nagrody motywowane wysoką frekwencją pracownika w pracy. Premia frekwencyjna może być przyznana potencjalnie wszystkim pracownikom, choć w przypadku niektórych grup pracowników jej uregulowanie może być bezcelowe (np. kadra menadżerska) lub wymagać odpowiedniego skonfigurowania (np. osoby z zadaniowym czasem pracy).

Powszechnie przyjmuje się, że nieobecności spowodowane urlopem wypoczynkowym nie powinny pozbawiać pracownika prawa do premii frekwencyjnej, przy czym zasadniczo nie będzie ona też wchodziła do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest nie tylko prawem pracownika, ale też jego obowiązkiem. Sam Kodeks pracy wskazuje też, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Pozostałe kwestie związane z nieobecnościami w pracy, a więc przykładowo urlopy na żądanie, spóźnienia, urlopy bezpłatne czy absencje chorobowe, mogą potencjalnie stanowić podstawę do nieprzyznania premii frekwencyjnej lub wpływać na zawieszenie premii frekwencyjnej w analizowanym okresie. Innymi słowy, to czy za urlop bezpłatny traci się premię frekwencyjną lub to czy należy się premia frekwencyjna na zwolnieniu lekarskim, zależeć będzie od konkretnych rozwiązań przyjętych przez pracodawcę i na powyższe pytania nie ma uniwersalnych odpowiedzi.

Czy premia frekwencyjna jest zgodna z prawem?

Zasadniczo tak, ale przy jej regulowaniu warto zwrócić uwagę na to, aby premia frekwencyjna nie prowadziła do nieuzasadnionego nierównego traktowania pracowników, do którego mogłoby dojść chociażby w sytuacji, gdy kwota premii frekwencyjnej jest wysoka, szczególnie w relacji do wynagrodzenia zasadniczego, a kryteria jej przyznania rygorystyczne i trudne do spełnienia przez niektórych pracowników.

Innym ważnym wymogiem jest to, że premia frekwencyjna musi być świadczeniem dodatkowym, a nie mechanizmem służącym pomniejszaniu wynagrodzenia czy karaniu pracowników, czemu służą inne instrumenty przewidziane Kodeksem pracy. Prawidłowo skonstruowana premia będzie więc marchewką a nie kijem.

Sposób uregulowania premii frekwencyjnej

Od strony formalnej najlepszym sposobem uregulowania premii frekwencyjnej będzie odpowiednie postanowienie w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania lub regulaminie premiowania, zależnie od statusu i wielkości pracodawcy, a także przyjętej praktyki zakładu pracy. W przypadku określenia jasnych kryteriów przyznania premii frekwencyjnej, będzie ona miała charakter roszczeniowy, co może być dla niektórych pracodawców wadą. Z drugiej strony jednak, jeżeli premia frekwencyjna nie zostanie wyraźnie uregulowana, a wysoka frekwencja będzie stanowiła jedynie uzasadnienie dla ewentualnej nagrody, efekt w postaci zmotywowania pracowników do możliwie jak największej obecności w pracy może nie zostać osiągnięty.

W zasadniczych kwestiach rozliczenia, premia frekwencyjna na umowie o pracę traktowana jest jak zwykłe wynagrodzenie. Stanowi ona więc przychód pracownika i jest wliczana do podstawy wymiaru składek ZUS.

Komentarze